Secretaresse - Afdeling Inkoop

MAYFORCE is op zoek naar een enthousiaste Secretaresse – Afdeling Inkoop. Verdien tot wel € 1.920 per maand bruto (o.b.v. 24 uur). Bel naar 010 26 88 144 en wij vertellen je graag meer.

De rol

De secretaresse is primair verantwoordelijk voor het ondersteunen van het management. Dit gaat om ongeveer 18 managers Hierbij wordt per manager op maat geleverde ondersteuning geboden, waarbij incidenteel ook werkzaamheden voor teammanagers worden gedaan. Het secretariaat is onderscheidend door het takenpakket af te stemmen op de persoonlijke wensen van de managers.

Het secretariaat werkt in een secretaressepool, waarbij gebruik gemaakt wordt van een takensysteem (Outlook) om de onderlinge waarneming vlekkeloos te laten verlopen.

De secretaresse moet kunnen omgaan met confidentiële informatie. Je bent verantwoordelijk voor een professionele uitvoering van de taken. Prioriteiten stellen onder tijdsdruk is geen probleem voor de medewerker. De secretaresses zijn onderling verantwoordelijk voor een goed werkend team en de bezetting van het secretariaat.

Je hebt intern contact met alle afdelingen binnen de organisatie, in het bijzonder de managers die rechtstreeks aan het bestuur rapporteren.

Extern liggen de contacten vooral bij de relaties van de managers, met de samenwerkingspartners van de opdrachtgever en Assurantie adviseurs.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt dagelijks en verbetert continue de dienstverlening. Hierbij wordt steeds de afweging gemaakt waar de toegevoegde waarde van het secretariaat ligt. Je neemt het werk van managers uit handen door signalen op te pikken, ziet onderlinge verbanden en handelt zaken zelfstandig af.

Kortom: ontzorgt en denkt vooruit. Je houd ontwikkelingen op het eigen vakgebied bij en gaat na of deze kunnen worden toegepast in de eigen werkomgeving. Hierdoor blijft het secretariaat vakkundig, up to date en efficiënt.

De secretaresse rapporteert rechtstreeks aan de manager Facilitair en is collegiaal verantwoordelijk voor de ondersteuning van het management.

Het betreffen o.a. de volgende werkzaamheden:

• Plant en bewaakt afspraken (complex agendabeheer);

• Signaleert en attendeert op deadlines;

• Maakt projectmatige afspraken ten behoeve van externe adviseurs;

• Beantwoordt telefoon, filtert gesprekken en handelt waar mogelijk zelfstandig (vragen) af;

• Stelt prioriteiten vast en de zorgt voor een juiste opvolging daarvan;

• Bereidt de agenda voor, organiseert en notuleert de vergadering, bewaakt en geeft opvolging aan acties en bijbehorende deadlines van o.a.;

- Projectboard

- Strategieboard

- Qualityboard

- Managementteam overleg

- Ketenoverleg

- en andere vergaderingen/bijeenkomsten

• Verzorgt de jaarlijkse vergaderplanning.

Over de opdrachtgever:

De opdrachtgever was 22 toen hij in 1924 voor zichzelf begon. Een overloop richtte hij in als kantoor en de eerste polissen bracht hij op de fiets rond. Sindsdien is de opdrachtgever enorm gegroeid, Spreekt dat onafhankelijke en ondernemende je aan? Dan hebben ze jou er graag bij in Gouda.

Wat neem je mee naar deze job?

• HBO werk- en denkniveau;

• Secretariële opleiding;

• Minimaal vijf jaar ervaring in een vergelijkbare functie;

• Ervaring in de verzekeringsbranche is een pre;

• Uitstekende kennis van Nederlands en Engels in woord en geschrift;

• Kennis van en ervaring met MS Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote) en SharePoint.

En verder zien we graag het volgende bij je terug:

• Proactief;

• Integriteitsgevoelig;

• Vernieuwend denken en handelen;

• Klantvriendelijk en servicegericht;

• Teamspeler;

• Zelfstandig;

• Flexibel en oplossingsgericht;

• Stressbestendig en prioriteiten kunnen stellen;

• Integer, kritisch en doelgericht;

• Assertief, duidelijk grenzen stellen en helder en resoluut communiceren.

Wat wij bieden:

• Een functie en salaris met groei;
• Eigen People manager die samen met jou een ontwikkelplan maakt;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Regelmatig evaluatiegesprekken om te peilen of jij op je plek zit;
• Gezellige borrels met professionals;
• Sporten met Onefit;
• Jouw talent staat bij ons voorop (en geven regelmatig leuke attenties);
• Reiskosten worden vergoed;
• 1 extra vrije dag vanuit MAYFORCE - om in te zetten voor jezelf;
• pensioensregeling: via STIPP.

Hoe ziet de sollicitatieprocedure eruit?

Graag ontvangen wij jouw cv en een persoonlijke motivatie waaruit blijkt dat jij over de gevraagde competenties beschikt. Na het versturen van jouw cv en motivatiebrief, nemen wij binnen 48 uur contact met je op. Hierna nodigen we je graag uit voor een informele kennismaking op ons kantoor. Is er een klik? Dan nodigen we jou graag uit voor een volgend gesprek met de opdrachtgever. Dit doen we om jou een impressie te geven hoe het bedrijf is en om echt even kennis te maken met het team waarmee jij komt te werken. Zie jij jezelf al helemaal zitten en is er een klik vanuit beide kanten? Dan ontvang je zo snel mogelijk een reactie met het aanbod van onze opdrachtgever.

LET OP! Deze vacature sluit op 21 september 2023.

ZZP niet mogelijk.