Secretaresse

MAYFORCE is op zoek naar een enthousiaste Secretaresse. Verdien tot wel € 4084 per maand bruto (o.b.v. 32 uur). Bel naar 010 26 88 144 en wij vertellen je graag meer.

Wat ga je doen?

De opdrachtgever is opgericht voor voorbereiding, aanbesteding en realisatie van Vier Area’s van projecten: Area midden, Area Zuid, Area West en Area Noord. De opdrachtgever krijgt de opdrachten hiervoor van Asset Management en zorgt voor adequate rapportages over voortgang en knelpunten en de realisatie van de nieuwe hoogspanningsverbinding.

In overleg met de stakeholders (waaronder het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat) voert het bedrijf met dedicated teams haar taken uit binnen tijd, geld, scope. Ieder Area is verantwoordelijk voor de professionele voorbereiding, aanbesteding en realisatie van een hoogspanningsverbinding en/of hoogspanningsstation. Daarbij is het Area verantwoordelijk voor de tot totstandkoming van de bestaande verbindingen en alle voor de nieuwe verbindingen noodzakelijke maatregelen, zoals aanpassingen van stations maar ook alle benodigde onderzoeken, vergunningen en overeenkomsten. Het Area zorgt voor adequate rapportages over voortgang en knelpunten en verzorgt haar taken binnen de vastgestelde projectkaders in termen van tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie.

Als Projectsecretaresse ondersteun je het projectmanagement bij agendavorming, voorbereiding en vastlegging van besluitvorming teneinde hen optimaal te ontzorgen. Daarnaast zet je je pro-actief in bij diverse ondersteunende en voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van diverse nieuwe projecten binnen geheel Area West.

Je werkzaamheden bevatten:

• Plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe vergaderingen, indien gewenst inclusief bewaking van voortgang/actiepunten;
• Verantwoordelijk voor coördinatie en mede-opstellen van specifieke documenten, zoals bijvoorbeeld besluitvormingsnotities en tijdlijndocumenten (ten behoeve van de projectverantwoording);
• Archiveren van projectdocumentatie zowel schriftelijk als digitaal (SomSolutions, webbased SharePoint/ Meridian (One-Cosy/Aqua);
• Mede verzorgen en optimaliseren van een goed lopend projectsecretariaat,
• Verwerking en distributie van projectinformatie aan belanghebbenden van de projecten;
• Maakt deel uit van en werkt nauw samen met het team;
• Je werkt zelfstandig en je bent niet bang om in het diepe te springen;
• Je bent een betrokken teamlid;
• Je weet van aanpakken, mail-bel-print, het maakt niet uit, jij regelt het gelijk!

Over de opdrachtgever

Lighting the way ahead together. Wij zetten ons 24/7, 365 dagen per jaar in voor een veilige en betrouwbare levering van elektriciteit, nu en in de toekomst. Als toonaangevende Europese netbeheerder ontwerpen, bouwen, onderhouden en exploiteren wij het hoogspanningsnet in Nederland en grote delen van Duitsland en spelen wij een sleutelrol in de energietransitie. Met 23.500 kilometer aan hoogspanningsverbindingen op land en in zee en bijna 5.000 medewerkers zorgen wij voor de dagelijkse stroomvoorziening van meer dan 42 miljoen eindgebruikers. Het bedrijf heeft nu en in de komende jaren zó veel innovatieve projecten op stapel staan dat we altijd op zoek zijn naar gedreven vakmensen.

Functie eisen:

• Je hebt een afgeronde, relevante MBO+/HBO opleiding of een aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau;
• Je bent in staat de hoofdzaken van de bijzaken te onderscheiden en de prioriteiten van de Head Area West en overige projectteamleden én van jezelf te stellen;
• Je hebt vertrouwen in je eigen kwaliteiten, bent gewend zelfstandig en proactief te functioneren, de zaken juist te beoordelen, mee te denken en zelf te plannen en te organiseren (co-managen);
• Kernwoorden voor jou zijn; samenwerken, zorgvuldigheid, plannen en organiseren, to-the-point, resultaat- en klantgericht;
• Je hebt analytisch vermogen; verzamelt zelfstandig relevante informatie, ordent dit, legt verbanden, trekt hieruit conclusies en legt deze schriftelijk vast. Je kunt praktijkvoorbeelden aandragen waaruit dit blijkt;
• Affiniteit met verschillende systemen zoals Meridian (One-Cosy) en SharePoint is een pré;
• Je hebt affiniteit met een technische omgeving (en begrippen) en je hebt bij voorkeur ervaring met het werken in (technische) projecten;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Een goede beheersing van zowel Nederlands als Engels (schriftelijk) is een vereiste;
• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office en kunt je andere systemen snel eigen maken;
• Mensen om jou heen omschrijven jou als een gedreven, positief ingestelde 'alleskunner' , die plezier haalt uit de overall ondersteuning van projectmanagement.

Wat wij bieden:

• Een functie en salaris met groei;
• Eigen People manager die samen met jou een ontwikkelplan maakt;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Regelmatig evaluatiegesprekken om te peilen of jij op je plek zit;
• Gezellige borrels met professionals;
• Sporten met Onefit;
• Jouw talent staat bij ons voorop (en geven regelmatig leuke attenties);
• Reiskosten worden vergoed;
• 1 extra vrije dag vanuit MAYFORCE - om in te zetten voor jezelf;
• pensioensregeling: via STIPP.

Hoe ziet de sollicitatieprocedure eruit?

Graag ontvangen wij jouw cv en een persoonlijke motivatie waaruit blijkt dat jij over de gevraagde competenties beschikt. Na het versturen van jouw cv en motivatiebrief, nemen wij binnen 48 uur contact met je op. Hierna nodigen we je graag uit voor een informele kennismaking op ons kantoor. Is er een klik? Dan nodigen we jou graag uit voor een volgend gesprek met de opdrachtgever. Dit doen we om jou een impressie te geven hoe het bedrijf is en om echt even kennis te maken met het team waarmee jij komt te werken. Zie jij jezelf al helemaal zitten en is er een klik vanuit beide kanten? Dan ontvang je zo snel mogelijk een reactie met het aanbod van onze opdrachtgever.

LET OP! Deze vacature sluit op 15 november 2023.

ZZP is niet mogelijk.