Project Assistent - Secretaresse Sociaal Domein

MAYFORCE is op zoek naar een enthousiaste Project Assistent – Secretaresse Sociaal Domein. Verdien tot wel € 3600 euro per maand bruto (o.b.v. 36 uur). Bel naar 010 26 88 144 en wij vertellen je graag meer.

Wat ga je doen?

Als project assistent & secretaresse ben je de spin in ’t web van de sectoren van het Sociaal Domein. Je draagt bij aan het efficiënt functioneren van het Sociaal Domein door het uitvoeren van secretariaatswerkzaamheden en logistieke zaken ten behoeve van het domein en diverse projecten. Je bent samen met je teamgenoten verantwoordelijk voor onderstaande werkzaamheden.

Je werkzaamheden bevatten:

1. Ondersteunen van en bijdragen aan Projecten binnen Sociaal Domein- Verlenen van (secretariële en administratieve) ondersteuning bij projecten;- Bewaken van voortgang, actielijsten, deadlines e.d.;- Organiseren van bijeenkomsten, conferenties, congressen en trainingen;- Beheren van de mailbox van het Projecten, verzorgen van correspondentie i.o.m. de projectleider.

2. Frontdienst- Afhandelen van binnenkomende verzoeken via de algemene mailbox Secretariaat Sociaal Domein;- Afhandelen van de Interne Postbus en fysieke poststukken van het Sociaal Domein;- Telefoonbeheer van het Sociaal Domein.

3. Agendabeheer- Verzorgen van het agendabeheer van managers en teamleiders;- Afspraken inplannen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;- Interne afspraken inplannen indien het gaat om complexe agenda’s.

4. Verzorgen vergaderingen- Notuleren bij vergaderingen met een bestuurlijk karakter en/of waar externen mee gemoeid zijn;- Notuleren bij interne vergaderingen met een spoedeisend karakter;- Reserveren van interne of externe vergaderruimtes met daarbij indien gewenst faciliteiten;- Opstellen van agenda’s en uitnodigingen i.o.m. de voorzitter, verzamelt de bijbehorende stukken en zend deze naar de deelnemers van de betreffende vergadering; - Bewaken van actielijsten;

5. Overige secretariële werkzaamheden- Publiceren van door het college vastgestelde (subsidie)regelingen (DROP); - Ondersteuning bij calamiteiten in samenwerking met het crisisteam;- Inhoudelijk bijdragen aan en verbetering van de dienstverlening of administratieve processen, binnen het eigen team, het sociaal domein of gemeente-breed;- Afhandelen van facilitaire verzoeken, zoals het versturen van bloemen, cadeaubonnen etc.

Over de opdrachtgever

Je komt te werken binnen het Sociaal Domein van het bedrijf in de sector Bedrijfsvoering en Advies. Het secretariaat bestaande uit 7 leden zorgt gezamenlijk ervoor dat de managers en medewerkers van de dienst worden ondersteund. Als secretaresse van de dienst kom je in een pool te werken. Het team secretariaat werkt in een teamverband en uit één e-mail box. Wij hechten aan onze duidelijke onderlinge (vastgelegde) werkafspraken om onze dienstverlening zo goed en uniform mogelijk te kunnen leveren.

Functie eisen:

• Jij bent een representatief type met uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als in woord).
• Je bent stressbestendig, voelt je verantwoordelijk voor het team, bent proactief én flexibel.
• Je kunt goed overweg met verschillende geautomatiseerde systemen (o.a. Outlook, Word, Teams en Excel). Daarnaast kan je snel schakelen, werk je nauwkeurig en heb je een zelfstandige werkhouding.
• Wij vragen iemand met een afgeronde secretariële en/of administratieve opleiding op mbo+ niveau en geruime werkervaring op het gebied van (project)ondersteuning en secretariële taken. Daarnaast verwachten we dat je in staat bent om je werkzaamheden goed te plannen en te organiseren.

Wat wij bieden:

• Een functie en salaris met groei;
• Eigen People manager die samen met jou een ontwikkelplan maakt;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Regelmatig evaluatiegesprekken om te peilen of jij op je plek zit;
• Gezellige borrels met professionals;
• Sporten met Onefit;
• Jouw talent staat bij ons voorop (en geven regelmatig leuke attenties);
• Reiskosten worden vergoed;
• 1 extra vrije dag vanuit MAYFORCE - om in te zetten voor jezelf;
• pensioensregeling: via STIPP.

Hoe ziet de sollicitatieprocedure eruit?

Graag ontvangen wij jouw cv en een persoonlijke motivatie waaruit blijkt dat jij over de gevraagde competenties beschikt. Na het versturen van jouw cv en motivatiebrief, nemen wij binnen 48 uur contact met je op. Hierna nodigen we je graag uit voor een informele kennismaking op ons kantoor. Is er een klik? Dan nodigen we jou graag uit voor een volgend gesprek met de opdrachtgever. Dit doen we om jou een impressie te geven hoe het bedrijf is en om echt even kennis te maken met het team waarmee jij komt te werken. Zie jij jezelf al helemaal zitten en is er een klik vanuit beide kanten? Dan ontvang je zo snel mogelijk een reactie met het aanbod van onze opdrachtgever.

LET OP! Deze vacature sluit op 1 oktober 2023.

ZZP is mogelijk.