Managementassistent OBI

Voor MAYFORCE zijn we op zoek naar een managementassistent OBI. Verdien tot wel 3200 per maand bruto (o.b.v. 32 uur). Bel naar 010 26 88 144 en wij vertellen graag meer.

Waar ben jij van?


Jij bent van administratieve en organisatorische taken oppakken om het team te ontzorgen. Je bent een teamspeler die staat voor professionaliteit. Er zijn talloze zaken waaraan gedacht moet worden waardoor het werk gauw onoverzichtelijk wordt en niet meer functioneel is. Als geen ander weet jij hier raad mee. Dankzij jouw komst creëer je overzicht en stabiliteit binnen het team!

Jouw functie:


Je bent in deze rol verantwoordelijk voor het agendabeheer van het MT-onderzoek en business intelligence (OBI) waarbij afstemming en timing met de afdelingsmanager en teamleiders van belang is, telefoonverkeer, correspondentie en je plant activiteiten. Je beheert de mailbox en agenda van het afdelingshoofd en teamleiders en werkt in een bestuurlijke/politieke omgeving. Verder bereid je vergaderingen en bijeenkomsten voor, je zorgt voor verslaglegging en archivering van dossiers/documenten. Daarnaast zorg je dat alle ondersteunende faciliteiten op orde zijn en blijven. Ook kun je presentaties voorbereiden op basis van geleverde input en ben je in staat van diverse aangeleverde teksten één document te maken. Je verzamelt op tijd en op juiste wijze uitgevraagde informatie en je bent in staat korte brieven en teksten te redigeren en deze in goed Nederlands op te stellen.

Dit ga je doen:

• Proactief beheren van dynamische en veranderlijke agenda’s,
• Je beheert de mailboxen van de teammanagers waarbij je proactief de teammanagers attendeert op mails en zorgt voor opvolging,
• Je plant overleggen en bijeenkomsten van het begin tot eind in en zorgt voor vergaderruimtes/locaties en alle faciliteiten die hierbij nodig zijn,
• Indien nodig stel je in samenwerking met de teammanager(s) de agenda op, verstuur je deze en draag je zorg voor een goede en volledige verslaglegging,
• Notuleren

Uiteraard bieden we je de mogelijkheid, indien er ruimte is, voor extra taken die jouw werk nog leuker kunnen maken.

Jouw profiel
:

Als managementassistent is het essentieel om je werk integer, zorgvuldig en accuraat uit te voeren. Het is van belang dat jij zowel schriftelijk als mondeling communicatief vaardig bent. Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Daarnaast neem jij een proactieve en professionele houding aan, wat bijvoorbeeld naar voren komt bij het ontzorgen van de afdelingshoofd/teamleiders en weet je zaken om te zetten naar acties. Je bent doortastend, analytisch en ondernemend ingesteld. Daarnaast ben je een goede sparringpartner voor collega’s. Je bent in staat om overzicht te maken en te houden. Je bent pragmatisch, oplossingsgericht en kan snel handelen als de situatie dat vereist. Je beschikt over een gezonde dosis drive, enthousiasme en leergierigheid. Je werkt goed en graag samen. Verder ben jij een positieve, energieke en flexibele managementassistent en kan je goed doorpakken.

De afdeling
:

Wij zijn het business intelligence team van de opdrachtgever. Wij zijn onderdeel van de Afdeling Onderzoek en Business Intelligence (O&BI). Wij leveren kennis en informatie die nodig is voor verantwoorde beleidsvorming over Rotterdam en voor het besturen van de stad en het concern. Wij ondersteunen het data gedreven werken binnen het bedrijf.

Het business intelligence team van OBI levert de volgende diensten:

• Standaard informatieproducten: rapportages, dashboards, geografische producten;
• Selfservice BI;
• Fungeren als kenniscentrum voor primair proces data;
• Proactief meedenken en adviseren over BI-oplossingen;
• Data-analyses;
• Dataleveringen;
• Datamodellering.

Centrale dataopslag met historieopbouw. Het team levert deze diensten vanuit dedicated scrum teams die -met een sterke business oriëntatie en met korte lijnen- de verschillende Clusters van de opdrachtgever bedienen. We verbinden medewerkers voor langere tijd aan een Cluster zodat ze de gelegenheid hebben om een specifiek deel van de organisatie goed te leren kennen. De focus ligt op het realiseren van informatieproducten met BI en BA. Uitgangspunt hierbij is om definities en rekenkracht in het DWH onder te brengen en de dashboards en rapportages lean en mean te houden.

Onze organisatie:


De afdeling OBI is gepositioneerd is binnen de BCO (Bestuurs- en Concern Ondersteuning) van de opdrachtgever. BCO noemen we ook wel de spil van de gemeentelijke organisatie. De medewerkers van dit cluster zorgen ervoor dat het college van burgemeester en wethouders de stad kan besturen. Het is de schakel tussen de Rotterdammers, het stadsbestuur en de veertien gebieden. De BCO verzorgt ook de bedrijfsvoering voor alle clusters. De afdelingen inkoop, communicatie, ICT, facilitaire zaken, juridische zaken, HR, onderzoek en financiën zorgen ervoor dat de clusters zich volledig kunnen richten op hun eigen taken.

Eisen:

• Je hebt minimaal een afgeronde Mbo-opleiding, niveau 4 in de richting van secretaresse- of een administratieve opleiding;
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring opgedaan als Managementassistente of in de functie, projectmedewerker, data-entry of officemedewerker op een ICT en/of BI- afdeling bij een gemeente opgedaan in de afgelopen vijf jaar;
• Je hebt minimaal drie jaar kennis van en werkervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) opgedaan in de afgelopen vier jaar;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als in schrift;
• Je hebt affiniteit met ICT, dit blijkt uit jouw CV en het verificatiegesprek.

Wensen:

• Je hebt een afgeronde Hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring met agenda beheer;
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring met bijeenkomsten plannen;
• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring met notuleren.

Wat wij bieden:

• Een functie en salaris met groei;
• Eigen People manager die samen met jou een ontwikkelplan maakt;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Regelmatig evaluatiegesprekken om te peilen of jij op je plek zit;
• Gezellige borrels met professionals;
• Sporten met Onefit;
• Jouw talent staat bij ons voorop (en geven regelmatig leuke attenties).
• Reiskosten worden vergoed.

Hoe ziet de sollicitatieprocedure eruit?

Graag ontvangen wij in een persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat jij over de gevraagde competenties beschikt. Na het versturen van jouw CV en motivatiebrief, nemen wij binnen 48 uur contact met je op. Hierna nodigen we je graag uit voor een informele kennismaking op ons kantoor. Is er een klik? Dan nodigen we jou graag uit voor een volgend gesprek met de opdrachtgever. Dit doen we om jou een impressie te geven hoe het bedrijf is en om echt even kennis te maken met het team waarmee jij komt samen te werken. Zie jij jezelf al helemaal zitten en is er een klik van beide kanten? Dan ontvang je zo snel mogelijk een reactie met het aanbod van de werkgever.