Management assistent

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste management assistent. Verdien tot wel 3262 per maand bruto op basis van 36 uur. Wij vertellen jou graag meer! Neem contact met ons op via telefoonnummer: 010 26 88 144.

Afdeling binnen de organisatie

Port Development heeft als doelstelling het haven-en-industriecomplex efficiënt, veilig, flexibel en toekomstvast te ontwikkelen. Zij doen dit door passend binnen de omgeving – vervoers­stromen en bedrijfs­vestigingen te accommoderen en de beschikbare grond optimaal te benutten en doen dit samen met klanten en stakeholders, waar diverse projecten uit voortvloeien. De afdeling Port Development is onderverdeeld in 7 lijnafdelingen, waar de afdeling Support onderdeel van is.

Beschrijving afdeling

Als ondersteuner maak je deel uit van ons team Support die net als jij hun dagelijkse uitdagingen hebben, hetzij voor ons lijnmanagement, afdeling of project teams. Tevens is er aandacht voor elkaar en ieders dagelijkse uitdagingen, waarbij we een beroep doen op elkaars beschikbare capaciteit bij drukte of verlof. Er heerst een informele sfeer en hechten waarden aan de onderlinge samenwerking en inventieve betrokkenheid.

We zoeken een nieuwe enthousiaste collega die ons team Support komt versterken en in je dagelijkse uitvoering vooral de afdeling en de manager Projects zal ondersteunen.

Wat ga je doen

• In de basis ondersteun je de lijnmanager Projects en behoren onderstaande werkzaamheden en verantwoordelijkheden tot jouw werkpakket:
• je bent verantwoordelijk voor de complexe agendabeheer en mailbox van je manager. Je beoordeelt de urgentie en handelt hiernaar.
• jullie werken nauw samen, waarbij je veelal te maken hebt met vertrouwelijke en strategische informatie, integriteit wordt vanzelfsprekend verwacht.
• met de nodige flair weet je de afspraken snel en adequaat af te handelen en bijkomende zaken zelfstandig te faciliteren (locatie boeken, aanmelden bezoekers, afspraken met externe partijen etc).
• het faciliteren en organiseren van kleine afdelingsevenementen behoren idem tot je taken
• je houdt het overzicht op alle lopende zaken en zorgt dat uitstaande acties worden opgevolgd.
• als aanspreekpunt voor de afdeling ken je de interne besluitvormingsorganen en adviseer je collega’s over het aanleveren van de stukken en controleert of deze kwalitatief conform beleid worden ingediend.
• bewaakt de huisstijl van onze interne en externe correspondentie en begeleidt de digitale of fysieke ondertekening.
• wekelijks vindt er een afdelingsoverleg plaats, waarvoor jij de agenda en stukken voorbereidt
• er is een regulier secretariaatsoverleg waarin jij jouw onderwerpen deelt. In dit overleg nemen jullie de belangrijkste zaken door die op de afdeling of in de organisatie spelen, jullie helpen elkaar in het behalen van deadlines en jullie gezamenlijke of individuele doelstellingen. Daarnaast zijn jullie elkaars achtervang tijdens afwezigheid.
• affiniteit met administratie is een must. Dit kan zowel afdeling gerelateerd zijn als projectmatig.

De opdrachtgever is actief voor heel de haven. De opdrachtgever werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het bedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Wat vragen wij van jou?

We werven een collega die het leuk vindt om deel uit te maken van een professioneel team. Deze persoon is enthousiast, representatief en staat stevig in zijn/haar schoenen. Je bent een ster in het stellen van prioriteiten, schakelt makkelijk en voert je werkzaamheden zelfstandig uit. Een positief kritische instelling, talent in oplossingen bedenken, steekt graag de handen uit de mouwen en durft tijdig 'nee' te zeggen wanneer iets niet gaat lukken.

• Een collega met minimaal 3 jaar ervaring in het ondersteuners vak, MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal is een must, Engels taal is een pré.
• Je vindt het leuk om je manager een stapje voor te zijn en vooruit te denken.
• Hebt affiniteit met financiën. We werken met diverse administratieve systemen: SAP, SAP/CATS, SRXP, en Esize.

Overige competenties:

Servicegericht, communicatief vaardig, accuraat en kwaliteitsgericht, open en transparant

Wat wij bieden:

• Een functie en salaris met groei;
• Eigen People manager die samen met jou een ontwikkelplan maakt;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Regelmatig evaluatiegesprekken om te peilen of jij op je plek zit;
• Gezellige borrels met professionals;
• Sporten met Onefit;
• Jouw talent staat bij ons voorop (en geven regelmatig leuke attenties).
• Reiskosten worden vergoed.

Hoe ziet de sollicitatieprocedure eruit?

Graag ontvangen wij in een persoonlijke motivatie een onderbouwing waaruit blijkt dat jij over de gevraagde competenties beschikt. Na het versturen van jouw CV en motivatiebrief, nemen wij binnen 48 uur contact met je op. Hierna nodigen we je graag uit voor een informele kennismaking op ons kantoor. Is er een klik? Dan nodigen we jou graag uit voor een volgend gesprek met de opdrachtgever. Dit doen we om jou een impressie te geven hoe het bedrijf is en om echt even kennis te maken met het team waarmee jij komt samen te werken. Zie jij jezelf al helemaal zitten en is er een klik van beide kanten? Dan ontvang je zo snel mogelijk een reactie met het aanbod van de werkgever.